De voorbereiding van je event

Een goede voorbereiding is het halve werk! Door bij de eerste aanzet van je event of vergadering duurzaamheid mee te nemen, zorg je dat duurzaamheid in alle aspecten van de organisatie terug komt. Daarmee wordt duurzaamheid niet alleen onderdeel van je event, maar ook een onderdeel van de hele organisatie, inclusief je gasten!

Benoem een "milieuverantwoordelijke" binnen je organisatieteam om de groene toon van je event te bewaken.
Voer een "groen" inkoopbeleid in; vraag (potentiële) leveranciers om een document te ondertekenen en te voldoen aan je groene voorwaarden.
Bedenk het nut van: herbruikbaarheid, give aways, hand-outs, goodie bags.
Communiceer zoveel mogelijk door gebruik te maken van online middelen (voor, tijdens en na het evenement)
Organiseer een “papiervrij evenement” door alle communicatie als volgt te plannen:
- Aankondigingen en uitnodigingen via de e-mail
- Online registratie
- Updates tijdens het evenement via sms of flatscreens
- Online feedback en reacties op seminars/ workshops/evenementen
- Online feedback en reacties op seminars/ workshops/evenementen
- Foto’s en hand-outs online beschikbaar stellen.
Bestel, indien nodig, ‘groene’ conferentiematerialen, zoals schrijfblokken en badges met FSC keurmerk. Producten met dit merk garanderen een duurzaam fabricageproces waarbij de hele cyclus van boom tot eindproduct aan strenge regels is gebonden.
Stel een milieubeleid op voor het evenement en deel dit document met alle betrokken personen:
Management, leveranciers, genodigden, presentatoren en exposanten.
Maak een lijst van tips en milieurichtlijnen voor exposanten:
- Print marketing materiaal op kringlooppapier en gebruik bio-afbreekbare inkt.
- Neem niet teveel materiaal mee naar het Event.
- Promoot eigen milieuinitiatieven.
Communiceer keurmerken en awards die behaald zijn.